Quando se fala em gestão de processos remontamos a muitos anos atras. A teoria cientifica de Taylor é considerado um marco importante. Com seus estudos de movimento e tempo Taylor cria a perspectiva de departamentos especializados e que o produto final é a união dos esforços destes departamentos.

O que vem após são mudanças nos modelos gerencias que desagua no atual estado da arte, onde temos uma visão com foco nos processos. Na figura abaixo é representada esta evolução. Temos a exibição de uma gestão funcional e o progresso ocorrendo em direção a uma estrutura orienta por processos.

Do funcional a gestão por processos

Iniciamos a esquerda da figura, uma situação em que temos os departamentos representados por silos. Esta é uma circunstância muito comum até mesmo hoje em dia. O trabalho é desenvolvido dentro do departamento sem uma visão do todo. O consumidor final possui pouco importância. À medida que damos importância para os processos, passamos a ter consciência que um determinado trabalho desenvolvido dentro de um departamento faz parte de algo maior. O cliente ganha relevância. A estrutura de processos horizontais é a ideal. Temos, neste ponto, uma visão da importância dos processos e coloca o cliente em primeiro lugar.

Sabemos que a estrutura de processos horizontais é ainda uma utopia para a maioria das empresas brasileiras. Em nosso mercado é possível ver, que as organizações mais maduras em gestão por processos, estão na fase em que os processos são vistos em primeiro plano e com o funcional em segundo plano.

O BPM é definido pela ABPMP (Association of Business Process Management Professionais) como uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, implantar, medir, monitorar, controlar, e melhorar processos de negócios com o objetivo de alcançar resultados consistentes e alinhados com as estratégias de uma organização. Tendo como foco o cliente final, o BPM alinha os processos da empresa a suas estratégias. As empresas que conseguirem a maturidade em BPM chegaram a uma estrutura orientada a processos.

A ABPMP apresenta o ciclo do BPM como a seguir:

Para melhor entendimento descrevemos cada momento deste ciclo:

Planejamento: Como o BPM é um sistema holístico. Um bom planejamento é fundamental para o sucesso. Planejar significa conectar a estratégia à execução do projeto. Verificar as forças externas e internas com objetivo de avaliar os impactos, bem como a capacidade de negócio. Este planejamento ganha relevância porque a transformação digital é uma atividade de nível estratégico

Análise: Este é um momento importante. As principais atividades são:

  • Analisar o negócio onde o processo está envolvido. É compreender os anseios da organização;
  • Captura de informações do processo atual por mineração de processos;
  • Modelar os processos da situação atual (as-is);
  • Identificar gaps;
  • Determinar prioridades para implementação.

Modelagem & desenho: Uma vez encontrados os gaps e determinado prioridades passa-se para a fase de reformulações de processos e criações de novos. Os passos seguidos são:

  • Planejar a transformação de negócios e digital indicando tecnologias a serem adotadas;
  • Otimizações de processos;
  • Escolher métricas que permitam identificar, com clareza, quais as melhorias proporcionadas pelo estado futuro.

Implementação: As implementações de novos processos ou processos reformulados geram mudanças. Este é um momento delicado. A gestão de pessoas e a comunicação se torna imprescindível para a empresa passe por esta fase sem atropelos. Aqui são desenvolvidos trabalhos como:

  • Implementação de mudanças em papeis e design organizacional;
  • Implantação de mudanças em processos e capacitação profissional;
  • Go live da tecnologia;
  • Estabilização tecnológica.

Controle & monitoramento: Este é a fase que ocorre a medição de desempenho do processo e seu monitoramento planejado. É rastrear resultados para determinar a eficácia e a eficiências dos processos implantados. Neste ponto verifica-se:

  • Se os processos implantados estão atendendo a estratégia empresarial;
  • Captura de informações do processo atual por mineração de processos;
  • Identificar gaps;
  • Determinar prioridades para refinamentos.

Refinamento: Última fase do ciclo. Tem como objetivo resolver os problemas encontrados na fase anterior. Esta fase pode ser desenvolvida em conjunto com a fase de Controle & Monitoramento.

A fase de Controle & Monitoramento conjuntamente com o Refinamento contribui com novos insights a serem utilizados para novo ciclo e proposto em novo planejamento.

Nos próximos posts iremos conversar um pouco mais sobre o planejamento do BPM.